شريك دعم الأعمال وخدمات المكتب، المملكة العربية السعودية

الوصف

مواقع إضافية: لا يوجد التنوع - الابتكار - الرعاية - التعاون العالمي - روح الفوز - الأداء العالي في بوسطن العلمية، سنمنحك الفرصة لتسخير كل ما بداخلك من خلال العمل في فرق من الموظفين المتنوعين وذوي الأداء العالي، والتصدي لبعض أهم تحديات صناعة الصحة. مع إمكانية الوصول إلى أحدث الأدوات والمعلومات والتدريب، سنساعدك في تطوير مهاراتك ومسيرتك المهنية. هنا، ستجد الدعم في التقدم - مهما كانت طموحاتك. شريك دعم الأعمال وخدمات المكتب، المملكة العربية السعودية تم الاعتراف بشركة بوسطن العلمية كأفضل مكان للعمل من قبل Glassdoor في عام 2026، حيث احتلت المرتبة 15 في قائمة أفضل 100، مما يعكس الثقافة التي يختبرها موظفونا كل يوم. عن الدور: يجمع هذا الدور بين مسؤوليات دعم الأعمال وخدمات المكتب، مع تركيز متساوٍ على كلا المجالين. الغرض الأساسي من الوظيفة هو تقديم خدمة استثنائية ودعم العملاء لمنظمة أسواق النمو الناشئة (GEM) مع الشراكة الوثيقة مع فريق التسويق في GEM والعمل كممثل محلي لوظيفة خدمات المكتب في المملكة العربية السعودية. شريك دعم الأعمال وخدمات المكتب مسؤول عن توفير الدعم الإداري والتنظيمي والمكتبي والتشغيلي للموظفين وفرق العمل والعملاء والبائعين وأصحاب المصلحة الرئيسيين. بصفته نقطة اتصال أساسية لأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، يعمل الدور بدرجة عالية من المساءلة والاستقلالية مع ضمان الامتثال لسياسات الشركة وإجراءاتها والمتطلبات التنظيمية. ضمن نطاق دعم الأعمال، يوفر الدور دعمًا إداريًا وتنظيميًا معقدًا لفرق العمل ويدعم الاجتماعات والمؤتمرات الدولية. ضمن نطاق خدمات المكتب، يعمل الدور كممثل محلي لوظيفة خدمات المكتب، مما يضمن كفاءة العمليات المكتبية، وتجربة إيجابية للموظفين والزوار، والتوافق مع معايير ومبادرات مكان العمل الإقليمية. يقدم الدور تقاريره مباشرة إلى مدير دعم الأعمال، مع علاقة إبلاغ غير مباشرة لمدير خدمات المكتب والمدير القطري. نموذج العمل، الرعاية، الانتقال: في بوسطن العلمية، نقدر التعاون والتآزر. يتبع هذا الدور نموذج عمل هجين يتطلب من الموظفين التواجد في مكتبنا المحلي ثلاثة أيام على الأقل في الأسبوع. لن تقدم بوسطن العلمية رعاية أو تتولى رعاية تأشيرة عمل لهذا المنصب في هذا الوقت. لا تتوفر مساعدة في الانتقال لهذا المنصب في هذا الوقت. ستشمل مسؤولياتك: شراكة الأعمال ودعم أصحاب المصلحة - العمل كنقطة اتصال أساسية لفرق المبيعات والتسويق المحلية والعملاء ومقدمي الرعاية الصحية والمنظمات الصحية ومنظمي المؤتمرات والبائعين المفضلين ومنظمي المؤتمرات. - تقديم المعلومات والإجابة على الأسئلة المتعلقة بالسياسات والإجراءات المعمول بها، وتوجيه أصحاب المصلحة إلى الموارد المناسبة. - تقديم الدعم الإداري بما في ذلك إعداد المستندات والمراسلات وإعداد التقارير وأنشطة التنسيق. - التعامل مع المعلومات السرية بحكمة واحترافية. - العمل كخبير في الموضوع في عمليات دعم الأعمال المحددة عند الحاجة وتقديم التوجيه لفرق GEM و EMEA. إدارة مقدمي الرعاية الصحية والامتثال - قيادة إدارة نموذج الطلب الداخلي (IRF) لفعاليات وأنشطة مقدمي الرعاية الصحية المحلية. - تنسيق التواصل في الوقت المناسب بين جميع أصحاب المصلحة المشاركين في عملية IRF. - دعم أنشطة IRF عبر البلدان والأقسام حسب الحاجة. - المساعدة في عمليات التدقيق الداخلية والخارجية المتعلقة بتفاعلات مقدمي الرعاية الصحية والاجتماعات والفعاليات. - ضمان الامتثال للسياسات والإجراءات والمتطلبات التنظيمية المعمول بها. الدعم المالي والمشتريات - إدارة طلبات الشراء وأوامر الشراء، بما في ذلك طلبات إعداد البائعين وعروض الأسعار والتحقق من الميزانية وشروط الدفع. - دعم أنشطة إدارة البائعين المفضلين. - معالجة الفواتير ومراقبة حالة الدفع وأنشطة المتابعة. - دعم تتبع الإنفاق ومراقبة الميزانية بالشراكة مع المالية. إدارة الفعاليات والاجتماعات - تنسيق الخدمات اللوجستية للاجتماعات المحلية والفعاليات وبرامج التدريب والأنشطة التجارية. - إدارة الأماكن والعقود وترتيبات السفر وخدمات تقديم الطعام وجداول الأعمال والجداول الزمنية واتصالات الحضور. - تنسيق الاتصالات مع أصحاب المصلحة ذوي الصلة والوظائف الداعمة. - التعاون مع زملاء دعم الأعمال في الاجتماعات والفعاليات الإقليمية والدولية عند الحاجة. خدمات المكتب وتجربة الموظف - العمل كنقطة اتصال محلية أساسية لجميع الأمور المتعلقة بخدمات المكتب في المملكة العربية السعودية. - الترحيب بالزوار والعملاء والمرشحين والبائعين. - تنسيق عمليات إدارة الزوار وجاهزية غرف الاجتماعات. - إدارة البريد الوارد والصادر وخدمات البريد السريع والشحنات. - تنسيق اللوازم المكتبية ولوازم المخزن والمشروبات والمواد الاستهلاكية في مكان العمل. - دعم أنشطة الإعداد والإنهاء المتعلقة بخدمات ومرافق مكان العمل. عمليات المرافق - ضمان كفاءة العمليات المكتبية اليومية ووظائف مكان العمل. - تنسيق صيانة المكاتب والإصلاحات وأنشطة الصيانة الوقائية وتحسينات المرافق. - إدارة العلاقات مع مزودي الخدمات المحليين، بما في ذلك بائعي التنظيف والصيانة والأمن. - مراقبة جودة الخدمة وأداء البائعين. - تنسيق إدارة الوصول إلى المكتب والشارات ومواقف السيارات والخدمات اللوجستية في مكان العمل. - إبلاغ الموظفين بتحديثات مكان العمل وأنشطة الصيانة. إدارة البائعين والمالية - دعم أنشطة إعداد البائعين وإدارة العقود وإدارة الأداء. - المشاركة في مراجعات البائعين والمفاوضات مع الإدارة. - المساعدة في تخطيط ميزانية المكتب والتنبؤ وتتبع النفقات. - دعم معالجة أوامر الشراء ومدفوعات الموردين ومراقبة الميزانية. فعاليات المكتب والعقارات والصحة والسلامة والبيئة - تنسيق فعاليات المكتب المحلية وأنشطة مشاركة الموظفين وزيارات القيادة والاجتماعات الداخلية. - دعم عمليات نقل المكاتب والتجديدات والتوسعات ومشاريع تحسين مكان العمل. - المساعدة في تنفيذ متطلبات الصحة والسلامة والبيئة (EHS) المحلية والإقليمية. - دعم عمليات التدقيق والتفتيش وتقييم المخاطر وأنشطة الإجراءات التصحيحية. - السفر حسب الحاجة لدعم الاجتماعات والفعاليات المحلية أو الإقليمية أو الدولية وفقًا لإرشادات الشركة. المؤهلات: المؤهلات المطلوبة: - درجة البكالوريوس أو ما يعادلها من التعليم والخبرة. - خبرة لا تقل عن 3 سنوات في دعم الأعمال، الإدارة التنفيذية، إدارة المكاتب، خدمات مكان العمل أو مجال ذي صلة. - خبرة في دعم فرق العمل وأصحاب المصلحة متعددي الوظائف. - خبرة في تنسيق الاجتماعات والفعاليات والعمليات الإدارية. - معرفة بعمليات المشتريات والفواتير وتتبع الميزانية. - مهارات تنظيمية وتخطيطية وتحديد أولويات قوية. - مهارات اتصال شفهية وكتابية قوية باللغة الإنجليزية. - القدرة على إدارة المعلومات السرية بحكمة. - إتقان تطبيقات Microsoft Office وأنظمة الأعمال. - القدرة المثبتة على العمل بشكل مستقل وإدارة أولويات متعددة. المؤهلات المفضلة: - خبرة في دعم المنظمات متعددة الجنسيات أو الفرق الإقليمية. - خبرة في العمل في مجال الرعاية الصحية أو التكنولوجيا الطبية أو الصناعات شديدة التنظيم. - الإلمام بعمليات الامتثال لمقدمي الرعاية الصحية وإدارة الفعاليات. - خبرة في خدمات مكان العمل أو إدارة المرافق أو العمليات المكتبية. - معرفة بمتطلبات الصحة والسلامة والبيئة ومعايير الامتثال في مكان العمل. - إتقان اللغة العربية. معرف الطلب: 629929 تحول بوسطن العلمية حياة المرضى من خلال التقنيات الطبية المبتكرة التي تحسن صحة المرضى في جميع أنحاء العالم. بصفتنا رائدًا عالميًا في مجال التكنولوجيا الطبية لأكثر من 45 عامًا، فإننا نطور العلم من أجل الحياة من خلال توفير مجموعة واسعة من الحلول عالية الأداء التي تلبي احتياجات المرضى غير الملباة وتقلل التكلفة.

ما ستقوم به

• • يوفر هذا الدور مزيجًا من دعم الأعمال الإداري لمنظمة أسواق النمو الناشئة وإدارة خدمات المكتب المحلية في المملكة العربية السعودية.
• • تشمل الواجبات الرئيسية تنسيق فعاليات مقدمي الرعاية الصحية، وإدارة المشتريات والميزانيات، وضمان كفاءة العمليات اليومية للمرافق.

المتطلبات

يجب أن يكون لدى المرشحين درجة البكالوريوس وخبرة لا تقل عن 3 سنوات في دعم الأعمال أو إدارة المكاتب أو مجال ذي صلة. إتقان اللغة الإنجليزية وبرامج Microsoft Office مطلوب، ويفضل أن تكون هناك مهارات في اللغة العربية وخبرة في صناعة الرعاية الصحية.

الأسئلة الشائعة