مساعد إداري ومسك الدفاتر

الوصف

المسمى الوظيفي: مساعد إداري (مسك الدفاتر وإدارة المخزون) نوع الوظيفة: دوام كامل، عن بعد ساعات العمل: ساعات عمل الولايات المتحدة عن الدور نحن نبحث عن مساعد إداري دقيق للغاية واستباقي لدعم العمود الفقري المالي والتشغيلي لشركة إبداعية قائمة على الخدمات. يلعب هذا الدور جزءًا حاسمًا في الحفاظ على الدقة في مسك الدفاتر، وكشوف المرتبات، وتتبع المخزون، وإدارة البائعين مع ضمان بقاء العمليات اليومية منظمة وفعالة وموثوقة. هذا دور عملي يركز على التنفيذ ومثالي لشخص يستمتع بالعمل مع الأنظمة والأرقام والوثائق والعمليات التشغيلية. المرشح المثالي منظم للغاية، وموثوق به، وقادر على إدارة مسؤوليات متعددة بشكل مستقل في بيئة عمل عن بعد. ستساعد في خلق وضوح تشغيلي من خلال ضمان الحفاظ على السجلات المالية وأنظمة المخزون وعلاقات البائعين وعمليات إعداد التقارير بدقة واحترافية. المسؤوليات مسك الدفاتر والعمليات المالية - إدارة أنشطة مسك الدفاتر اليومية والاحتفاظ بسجلات مالية منظمة ودقيقة - معالجة الفواتير والمصروفات والتسويات وتتبع المعاملات - دعم حسابات كشوف المرتبات وضمان معالجة الدفع في الوقت المناسب وبدقة - إعداد وتنظيم الوثائق المالية والضريبية المطلوبة - المساعدة في الحفاظ على الامتثال للعمليات المالية ومعايير إعداد التقارير - دعم تنفيذ وتحسين أنظمة وسير عمل المحاسبة - الاحتفاظ بسجلات رقمية منظمة لإعداد التقارير المالية والجاهزية للتدقيق إدارة المخزون - مراقبة مستويات المخزون وحركة المخزون واتجاهات الاستخدام - تنسيق عمليات طلب المخزون وإعادة التخزين - الاحتفاظ بأنظمة ووثائق تتبع المخزون الدقيقة - تحديد النقص أو التخزين الزائد أو أوجه القصور والتوصية بحلول استباقية - إنشاء تقارير المخزون وملخصات تتبع التكلفة حسب الحاجة إدارة البائعين والمصروفات - بناء علاقات مهنية مع البائعين والحفاظ عليها - تتبع فواتير البائعين والعقود وجداول الدفع والالتزامات - تنفيذ مبادرات إدارة المصروفات وتحسين البائعين - تنسيق اتصالات البائعين فيما يتعلق بالطلبات أو الفواتير أو مشكلات الخدمة - دعم جهود التحكم في التكاليف والكفاءة التشغيلية الدعم الإداري والتشغيلي - الاحتفاظ بوثائق منظمة عبر أنظمة مسك الدفاتر والمخزون والبائعين - إنشاء وتحديث جداول البيانات والمتتبعات والتقارير التشغيلية - دعم اتساق العمليات الداخلية وسير العمل الإداري - ضمان دقة البيانات عبر التقارير والأنظمة والسجلات التشغيلية - مساعدة القيادة في المهام الإدارية والتشغيلية حسب الحاجة ما الذي يجعلك مناسبًا بقوة - دقيق للغاية مع انضباط قوي في الدقة والتنظيم - موثوق به، استباقي، ومرتاح للعمل بشكل مستقل في بيئة عمل عن بعد - عقلية قوية لحل المشكلات مع القدرة على إدارة مسؤوليات متعددة بهدوء - يستمتع بخلق الهيكل، والحفاظ على الأنظمة، وتحسين العمليات التشغيلية - يتواصل باحترافية وفعالية مع البائعين وأصحاب المصلحة الداخليين - مدفوع بالعمليات مع ملكية قوية ومتابعة الخبرة والمهارات المطلوبة - خبرة مثبتة في مسك الدفاتر أو دعم المحاسبة أو الإدارة المالية - خبرة عملية في إدارة المخزون وتنسيق البائعين - إتقان قوي لبرنامج QuickBooks أو Square أو أنظمة المحاسبة/الدفع المماثلة - مهارات متقدمة في Microsoft Excel أو Google Sheets لإعداد التقارير والتحليل والتتبع - مهارات ممتازة في التواصل الكتابي والشفوي - قدرات تنظيمية وإدارة وقت قوية - القدرة على تحديد أولويات المهام وإدارة سير العمل بشكل مستقل الخبرة والأدوات المفضلة - خبرة سابقة في دعم الشركات الصغيرة أو الوكالات الإبداعية أو الشركات القائمة على الخدمات - الإلمام بعمليات الضرائب الأمريكية للشركات الصغيرة ومتطلبات الامتثال - خبرة في أنظمة إدارة المخزون وإعداد التقارير التشغيلية - التعرض لمعالجة كشوف المرتبات وإدارة عقود البائعين - خبرة في إنشاء إجراءات التشغيل القياسية (SOPs) التشغيلية أو توثيق العمليات التعليم - يفضل درجة البكالوريوس في المحاسبة أو المالية أو إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة - الشهادات ذات الصلة أو التدريب على مسك الدفاتر/المحاسبة تعتبر ميزة إضافية كيف يبدو اليوم النموذجي؟ يركز المساعد الإداري في هذا الدور على الحفاظ على الدقة التشغيلية ودعم سير العمل التجاري الفعال. سوف تقوم بما يلي: - إدارة وتسوية المعاملات المالية وسجلات مسك الدفاتر - معالجة المهام المتعلقة بكشوف المرتبات والاحتفاظ بوثائق الامتثال - مراقبة مستويات المخزون وتنسيق أنشطة إعادة التخزين - التواصل مع البائعين وإدارة تتبع الدفع - تحديث جداول البيانات والتقارير والوثائق التشغيلية - دعم تنظيم العمليات وتحسين الكفاءة الإدارية باختصار: أنت تضمن الدقة المالية والاتساق التشغيلي والأنظمة المنظمة التي تساعد الشركة على العمل بسلاسة كل يوم. مقاييس النجاح الرئيسية (KPIs) - دقة وتوقيت مسك الدفاتر ومعالجة كشوف المرتبات - دقة المخزون وتوفر المخزون - أداء البائعين وتحسين المصروفات - الامتثال لمتطلبات إعداد التقارير والتوثيق - تنظيم وموثوقية الأنظمة والسجلات التشغيلية - إنجاز سير العمل الإداري والمالي في الوقت المناسب عملية المقابلة - فحص هاتفي أولي - مقابلة فيديو مع مسؤول التوظيف - تقييم عملي (سيناريو مسك الدفاتر أو إدارة المخزون) - مقابلة نهائية - عرض العمل والتحقق من الخلفية #Bookkeeping #AdminAssistant #InventoryManagement #OperationsSupport #QuickBooks #RemoteWork #FinancialOperations #VendorManagement #AccountingSupport #BusinessOperations #AdministrativeSupport #Payroll #Excel #SmallBusinessOperations

ما ستقوم به

• • إدارة مسك الدفاتر اليومي، وكشوف المرتبات، والسجلات المالية مع الإشراف على تتبع المخزون وعلاقات البائعين. تقديم دعم إداري عام لضمان الكفاءة التشغيلية ودقة البيانات عبر أنظمة الأعمال.

المتطلبات

يتطلب خبرة مثبتة في مسك الدفاتر، والإدارة المالية، وإدارة المخزون مع إتقان برنامج QuickBooks و Excel. يفضل الحصول على درجة البكالوريوس في المحاسبة، أو المالية، أو إدارة الأعمال.

الأسئلة الشائعة