مساعد افتراضي (دعم تنفيذي / إدارة علاقات العملاء / عمليات)

الوصف

مساعد افتراضي (دعم تنفيذي / إدارة علاقات العملاء / عمليات) – عن بعد نوع الوظيفة: دوام كامل، عن بعد ساعات العمل: ساعات عمل الشركات الأمريكية (مرنة بناءً على احتياجات العميل) عن الدور نحن نوظف مساعدًا افتراضيًا (VA) لدعم العمليات اليومية والاتصالات والتنفيذ عبر وظائف الأعمال المتعددة. هذا ليس دورًا إداريًا سلبيًا. ستعمل كشريك تنفيذي موثوق به، مما يضمن إنجاز المهام في الوقت المحدد، وتنظيم الاتصالات، وعدم إغفال أي شيء. إذا كنت منظمًا للغاية، واستباقيًا، ومرتاحًا للتعامل مع مسؤوليات متعددة – فهذا الدور يناسبك تمامًا. ما ستمتلكه إدارة التقويم والبريد الوارد والإدارة (الأساسية) - إدارة التقويمات، وجدولة الاجتماعات، والتنسيق عبر المناطق الزمنية - تنظيم صناديق البريد الوارد، والرد على رسائل البريد الإلكتروني، وتحديد الأولويات - صياغة اتصالات احترافية (رسائل بريد إلكتروني، مذكرات، مستندات) - إعداد ملاحظات الاجتماعات وتتبع المتابعات إدارة البيانات والأنظمة - الاحتفاظ بالسجلات في: - جداول بيانات Google - Microsoft Excel - أنظمة إدارة علاقات العملاء مثل HubSpot / Salesforce - الحفاظ على دقة البيانات وتحديثها وتنظيمها بشكل جيد - تنظيم الملفات عبر: - Google Drive - Dropbox - Microsoft SharePoint البحث وتنفيذ المهام - إجراء بحث حول: - المنافسين - البائعين - رؤى السوق - تجميع النتائج في ملخصات أو عروض تقديمية منظمة - دعم الطلبات المخصصة والمشاريع الصغيرة دعم العملاء والبائعين والاتصالات - الرد على استفسارات العملاء أو توجيهها بشكل مناسب - المتابعة مع البائعين وتتبع العناصر المعلقة - ضمان اتصال واضح وفي الوقت المناسب عبر أصحاب المصلحة دعم العمليات والمشاريع - المساعدة في: - الفواتير وتتبع المصروفات - مسك الدفاتر الخفيف (إذا لزم الأمر) - الاحتفاظ بمتتبعات المشاريع في: - Asana - Trello - Notion - Monday.com - الحفاظ على تنظيم سير العمل وتحديثه ما يجعلك مناسبًا بقوة - أنت منظم للغاية وتهتم بالتفاصيل - تأخذ المبادرة دون أن يُطلب منك ذلك - تتواصل بوضوح واحترافية - يمكنك إدارة مهام متعددة دون أن تفقد المسار - أنت موثوق وتتابع باستمرار الخبرة والمهارات المطلوبة - 1-2 سنوات من الخبرة في المساعد الافتراضي أو الإدارة أو دعم العمليات - إتقان قوي لـ: - Microsoft Office / Google Workspace - مهارات اتصال كتابية وشفوية ممتازة - قدرة قوية على إدارة الوقت والتنظيم - إنترنت موثوق به والقدرة على العمل بشكل مستقل ميزات إضافية (المرشحون المتميزون) - الخبرة في أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRMs): - HubSpot / Salesforce / Zoho - الإلمام بـ: - QuickBooks - Xero - الخبرة في دعم: - المؤسسين - الشركات الناشئة - الفرق البعيدة - التعامل مع عدة عملاء أو مديرين تنفيذيين في وقت واحد كيف يبدو اليوم النموذجي - إدارة التقويم والبريد الوارد، وتحديد أولويات المهام العاجلة - تحديث سجلات CRM وتنظيم المستندات - إعداد التقارير أو المستندات أو العروض التقديمية - إجراء بحث للمشاريع الجارية - المتابعة مع البائعين وأصحاب المصلحة - مراجعة المهام وإعداد أولويات اليوم التالي باختصار: أنت تضمن سير العمليات بسلاسة وعدم إغفال أي شيء. المقاييس الرئيسية (مؤشرات الأداء الرئيسية) - إنجاز المهام بدقة وفي الوقت المحدد - عدم تفويت أي اجتماعات أو أخطاء في الجدولة - أوقات استجابة سريعة واحترافية للاتصالات - سجلات منظمة ومحدثة - ردود فعل إيجابية من العملاء وأصحاب المصلحة لماذا يبرز هذا الدور - ملكية واستقلالية عالية - التعرض لوظائف الأعمال المتعددة - فرصة للنمو إلى: - مدير عمليات - مساعد تنفيذي - منسق مشروع تقدم الآن إذا كنت: - منظمًا للغاية - تتحمل مسؤولية المهام - تتواصل بوضوح وموثوقية فهذا الدور مناسب لك بقوة.

ما ستقوم به

• • يتضمن الدور إدارة التقويمات التنفيذية وصناديق البريد الوارد وأنظمة إدارة علاقات العملاء لضمان سير العمليات اليومية بسلاسة. كما يشمل إجراء الأبحاث والتنسيق مع البائعين ودعم سير عمل المشاريع عبر منصات مختلفة.

المتطلبات

يحتاج المرشحون إلى خبرة تتراوح من 1-2 سنوات في المساعدة الافتراضية أو دعم العمليات مع إتقان Google Workspace و Microsoft Office. تعد مهارات التنظيم القوية والقدرة على العمل بشكل مستقل خلال ساعات العمل الأمريكية ضرورية.

الأسئلة الشائعة