مساعد إداري ومسك الدفاتر

الوصف

المسمى الوظيفي: مساعد إداري (مسك الدفاتر وإدارة المخزون) نوع الوظيفة: دوام كامل، عن بعد ساعات العمل: ساعات العمل في الولايات المتحدة عن الدور نحن نبحث عن مساعد إداري دقيق للغاية واستباقي لدعم العمود الفقري المالي والتشغيلي لشركة إبداعية قائمة على الخدمات. يلعب هذا الدور جزءًا حاسمًا في الحفاظ على الدقة في مسك الدفاتر وكشوف المرتبات وتتبع المخزون وإدارة الموردين، مع ضمان بقاء العمليات اليومية منظمة وفعالة وموثوقة. هذا دور عملي يركز على التنفيذ، وهو مثالي لشخص يستمتع بالعمل مع الأنظمة والأرقام والوثائق والعمليات التشغيلية. المرشح المثالي منظم للغاية ويمكن الاعتماد عليه وقادر على إدارة مسؤوليات متعددة بشكل مستقل في بيئة عمل عن بعد. ستساعد في توفير وضوح تشغيلي من خلال ضمان الحفاظ على السجلات المالية وأنظمة المخزون وعلاقات الموردين وعمليات إعداد التقارير بدقة واحترافية. المسؤوليات مسك الدفاتر والعمليات المالية - إدارة أنشطة مسك الدفاتر اليومية والاحتفاظ بسجلات مالية منظمة ودقيقة - معالجة الفواتير والمصروفات والتسويات وتتبع المعاملات - دعم حسابات الرواتب وضمان معالجة الدفع في الوقت المناسب وبدقة - إعداد وتنظيم الوثائق المالية والضريبية المطلوبة - المساعدة في الحفاظ على الامتثال للعمليات المالية ومعايير إعداد التقارير - دعم تنفيذ وتحسين أنظمة وسير عمل المحاسبة - الاحتفاظ بسجلات رقمية منظمة لإعداد التقارير المالية والجاهزية للتدقيق إدارة المخزون - مراقبة مستويات المخزون وحركة المخزون واتجاهات الاستخدام - تنسيق عمليات طلب المخزون وإعادة التخزين - الاحتفاظ بأنظمة ووثائق تتبع المخزون الدقيقة - تحديد النقص أو المخزون الزائد أو أوجه القصور والتوصية بالحلول بشكل استباقي - إنشاء تقارير المخزون وملخصات تتبع التكلفة حسب الحاجة إدارة الموردين والمصروفات - بناء والحفاظ على علاقات مهنية مع الموردين - تتبع فواتير الموردين والعقود وجداول الدفع والالتزامات - تنفيذ مبادرات إدارة المصروفات وتحسين الموردين - تنسيق اتصالات الموردين فيما يتعلق بالطلبات أو الفواتير أو مشكلات الخدمة - دعم جهود التحكم في التكاليف والكفاءة التشغيلية الدعم الإداري والتشغيلي - الاحتفاظ بالوثائق المنظمة عبر أنظمة مسك الدفاتر والمخزون والموردين - إنشاء وتحديث جداول البيانات والمتتبعات والتقارير التشغيلية - دعم اتساق العمليات الداخلية وسير العمل الإداري - ضمان دقة البيانات عبر التقارير والأنظمة والسجلات التشغيلية - مساعدة القيادة في مهام الدعم الإداري والتشغيلي حسب الحاجة ما الذي يجعلك مناسبًا بقوة - دقيق للغاية مع دقة قوية وانضباط تنظيمي - موثوق به، استباقي، ومرتاح للعمل بشكل مستقل في بيئة عمل عن بعد - عقلية قوية في حل المشكلات مع القدرة على إدارة مسؤوليات متعددة بهدوء - يستمتع بإنشاء الهيكل والحفاظ على الأنظمة وتحسين العمليات التشغيلية - يتواصل باحترافية وفعالية مع الموردين وأصحاب المصلحة الداخليين - مدفوع بالعمليات مع ملكية قوية ومتابعة الخبرة والمهارات المطلوبة - خبرة مثبتة في مسك الدفاتر أو دعم المحاسبة أو الإدارة المالية - خبرة عملية في إدارة المخزون وتنسيق الموردين - إتقان قوي لـ QuickBooks أو Square أو أنظمة المحاسبة/الدفع المماثلة - مهارات متقدمة في Microsoft Excel أو Google Sheets لإعداد التقارير والتحليل والتتبع - مهارات اتصال كتابية وشفوية ممتازة - قدرات تنظيمية وإدارة وقت قوية - القدرة على تحديد أولويات المهام وإدارة سير العمل بشكل مستقل الخبرة والأدوات المفضلة - خبرة سابقة في دعم الشركات الصغيرة أو الوكالات الإبداعية أو الشركات القائمة على الخدمات - الإلمام بعمليات الضرائب ومتطلبات الامتثال للشركات الصغيرة في الولايات المتحدة - خبرة في أنظمة إدارة المخزون وإعداد التقارير التشغيلية - التعرض لمعالجة الرواتب وإدارة عقود الموردين - خبرة في إنشاء إجراءات التشغيل القياسية (SOPs) التشغيلية أو توثيق العمليات التعليم - يفضل درجة البكالوريوس في المحاسبة أو المالية أو إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة - الشهادات ذات الصلة أو التدريب على مسك الدفاتر/المحاسبة هي ميزة إضافية كيف يبدو اليوم النموذجي؟ يركز المساعد الإداري في هذا الدور على الحفاظ على الدقة التشغيلية ودعم سير العمل التجاري الفعال. سوف تقوم بما يلي: - إدارة وتسوية المعاملات المالية وسجلات مسك الدفاتر - معالجة المهام المتعلقة بالرواتب والحفاظ على وثائق الامتثال - مراقبة مستويات المخزون وتنسيق أنشطة إعادة التخزين - التواصل مع الموردين وإدارة تتبع الدفع - تحديث جداول البيانات والتقارير والوثائق التشغيلية - دعم تنظيم العمليات وتحسين الكفاءة الإدارية باختصار: أنت تضمن الدقة المالية والاتساق التشغيلي والأنظمة المنظمة التي تساعد الشركة على العمل بسلاسة كل يوم. مقاييس النجاح الرئيسية (مؤشرات الأداء الرئيسية) - دقة وتوقيت مسك الدفاتر ومعالجة الرواتب - دقة المخزون وتوافر المخزون - أداء الموردين وتحسين المصروفات - الامتثال لمتطلبات إعداد التقارير والتوثيق - تنظيم وموثوقية الأنظمة والسجلات التشغيلية - إنجاز سير العمل الإداري والمالي في الوقت المناسب عملية المقابلة - فحص هاتفي أولي - مقابلة فيديو مع مسؤول التوظيف - تقييم عملي (سيناريو مسك الدفاتر أو إدارة المخزون) - مقابلة نهائية - عرض العمل والتحقق من الخلفية

ما ستقوم به

• • إدارة مسك الدفاتر اليومي، وكشوف المرتبات، والسجلات المالية لضمان الدقة التشغيلية. الإشراف على تتبع المخزون، وعلاقات الموردين، وسير العمل الإداري العام لدعم كفاءة الأعمال.

المتطلبات

يتطلب خبرة مثبتة في مسك الدفاتر، والإدارة المالية، وإدارة المخزون. إتقان QuickBooks و Square وأدوات جداول البيانات المتقدمة ضروري، بالإضافة إلى درجة البكالوريوس المفضلة في مجال ذي صلة.

الأسئلة الشائعة