مساعد افتراضي

الوصف

مساعد افتراضي (دعم تنفيذي / إدارة علاقات العملاء / عمليات) – عن بُعد نوع الوظيفة: دوام كامل، عن بُعد ساعات العمل: ساعات العمل في الولايات المتحدة (مرنة بناءً على احتياجات العميل) عن الدور نحن نوظف مساعدًا افتراضيًا (VA) لدعم العمليات اليومية والتواصل والتنفيذ عبر وظائف الأعمال المتعددة. هذا ليس دورًا إداريًا سلبيًا. ستعمل كشريك تنفيذي موثوق به، مما يضمن إنجاز المهام في الوقت المحدد، وتنظيم الاتصالات، وعدم إغفال أي شيء. إذا كنت منظمًا للغاية، وتتمتع بروح المبادرة، ومرتاحًا للتعامل مع مسؤوليات متعددة – فهذا الدور يناسبك تمامًا. ما ستقوم به إدارة التقويم، البريد الوارد والإدارة الإدارية (الأساسية) - إدارة التقويمات وجدولة الاجتماعات والتنسيق عبر المناطق الزمنية - تنظيم صناديق البريد الوارد، والرد على رسائل البريد الإلكتروني، وتحديد الأولويات - صياغة اتصالات احترافية (رسائل بريد إلكتروني، مذكرات، مستندات) - إعداد ملاحظات الاجتماعات وتتبع المتابعات إدارة البيانات والأنظمة - الاحتفاظ بالسجلات في: - جداول بيانات جوجل (Google Sheets) - مايكروسوفت إكسل (Microsoft Excel) - أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRMs) مثل HubSpot / Salesforce - الحفاظ على دقة البيانات وتحديثها وتنظيمها بشكل جيد - تنظيم الملفات عبر: - جوجل درايف (Google Drive) - دروب بوكس (Dropbox) - مايكروسوفت شيربوينت (Microsoft SharePoint) البحث وتنفيذ المهام - إجراء بحث حول: - المنافسين - البائعين - رؤى السوق - تجميع النتائج في ملخصات أو عروض تقديمية منظمة - دعم الطلبات المخصصة والمشاريع الصغيرة دعم العملاء والبائعين والاتصالات - الرد على استفسارات العملاء أو توجيهها بشكل مناسب - المتابعة مع البائعين وتتبع العناصر المعلقة - ضمان التواصل الواضح وفي الوقت المناسب بين أصحاب المصلحة دعم العمليات والمشاريع - المساعدة في: - الفواتير وتتبع المصروفات - مسك الدفاتر الخفيف (إذا لزم الأمر) - الاحتفاظ بمتتبعات المشاريع في: - أسانا (Asana) - تريلو (Trello) - نوشن (Notion) - مونداي.كوم (Monday.com) - الحفاظ على تنظيم سير العمل وتحديثه ما يجعلك مناسبًا بقوة - أنت منظم للغاية وتهتم بالتفاصيل - تأخذ المبادرة دون أن يُطلب منك ذلك - تتواصل بوضوح واحترافية - يمكنك إدارة مهام متعددة دون أن تفقد التركيز - أنت موثوق وتتابع باستمرار الخبرة والمهارات المطلوبة - 1-2 سنوات من الخبرة في المساعدة الافتراضية أو الإدارة أو دعم العمليات - إتقان قوي لـ: - مايكروسوفت أوفيس / جوجل وورك سبيس (Microsoft Office / Google Workspace) - مهارات اتصال كتابية وشفوية ممتازة - قدرة قوية على إدارة الوقت والتنظيم - إنترنت موثوق به والقدرة على العمل بشكل مستقل ميزات إضافية (المرشحون المتميزون) - الخبرة في أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRMs): - HubSpot / Salesforce / Zoho - الإلمام بـ: - QuickBooks - Xero - الخبرة في دعم: - المؤسسين - الشركات الناشئة - الفرق البعيدة - التعامل مع عدة عملاء أو مديرين تنفيذيين في وقت واحد كيف يبدو يوم عمل نموذجي - إدارة التقويم والبريد الوارد، وتحديد أولويات المهام العاجلة - تحديث سجلات إدارة علاقات العملاء وتنظيم المستندات - إعداد التقارير أو المستندات أو العروض التقديمية - إجراء بحث للمشاريع الجارية - المتابعة مع البائعين وأصحاب المصلحة - مراجعة المهام وإعداد أولويات اليوم التالي باختصار: أنت تضمن سير العمليات بسلاسة وعدم إغفال أي شيء. المقاييس الرئيسية (KPIs) - إنجاز المهام بدقة وفي الوقت المحدد - عدم تفويت أي اجتماعات أو أخطاء في الجدولة - أوقات استجابة سريعة واحترافية للاتصالات - سجلات منظمة ومحدثة - ردود فعل إيجابية من العملاء وأصحاب المصلحة لماذا يبرز هذا الدور - ملكية عالية واستقلالية - التعرض لوظائف أعمال متعددة - فرصة للنمو إلى: - مدير عمليات - مساعد تنفيذي - منسق مشاريع تقدم الآن إذا كنت: - منظمًا للغاية - تتحمل مسؤولية المهام - تتواصل بوضوح وموثوقية فهذا الدور مناسب لك بقوة.

ما ستقوم به

• • - تقديم الدعم التنفيذي من خلال إدارة التقويمات وصناديق البريد الوارد والاتصالات المهنية. الإشراف على العمليات اليومية بما في ذلك صيانة إدارة علاقات العملاء وتنظيم البيانات وتتبع المشاريع عبر مختلف المنصات.

المتطلبات

يتطلب 1-2 سنوات من الخبرة في المساعدة الافتراضية أو دعم العمليات مع إتقان Google Workspace و Microsoft Office. يجب أن يكون المرشحون منظمين للغاية، ومبادرين، وقادرين على العمل بشكل مستقل خلال ساعات العمل في الولايات المتحدة.

الأسئلة الشائعة