مساعد تنفيذي (دعم تنفيذي عن بعد)

الوصف

عن بعد | دوام كامل | دعم تنفيذي | ساعات عمل الشركات الأمريكية توظيف لعميلنا يبحث عميلنا عن مساعد تنفيذي عالي التنظيم والاستباقية لدعم القيادة التنفيذية والمساعدة في سير العمليات اليومية بسلاسة. هذا الدور مثالي لشخص يتفوق في إدارة التقويم، الاتصالات التنفيذية، تنسيق الاجتماعات، والدعم الإداري في بيئة عمل سريعة الوتيرة وعن بعد. المرشح المثالي دقيق، يمكن الاعتماد عليه، واسع الحيلة، وقادر على إدارة أولويات متعددة بأقل قدر من الإشراف. المسؤوليات الرئيسية: إدارة التقويم التنفيذي - إدارة التقويمات التنفيذية والجدولة عبر مناطق زمنية متعددة - تنسيق الاجتماعات والمواعيد والالتزامات التجارية - حل تعارضات الجدولة وتحديد أولويات وقت التنفيذ بفعالية - إعداد جداول الأعمال والتذكيرات ومواد الاجتماعات الاتصالات التنفيذية - إدارة وتنظيم صناديق البريد الوارد التنفيذية - صياغة وتحرير وتدقيق رسائل البريد الإلكتروني والتقارير والاتصالات الداخلية - تنسيق الاتصال بين المديرين التنفيذيين وأعضاء الفريق وأصحاب المصلحة الخارجيين - ضمان المتابعة في الوقت المناسب للعناصر والإجراءات المطلوبة تنسيق السفر واللوجستيات - ترتيب السفر المحلي والدولي عند الحاجة - تنسيق الرحلات الجوية والإقامة والنقل وخطط الرحلات - إدارة تغييرات السفر والتعديلات في اللحظات الأخيرة - تتبع وتسوية نفقات السفر الدعم الإداري والتشغيلي - إعداد العروض التقديمية والتقارير ووثائق العمل - تنظيم وصيانة الملفات والسجلات الرقمية - معالجة تقارير المصروفات والطلبات الإدارية - دعم المشاريع الجارية والمبادرات التشغيلية - التعامل مع مهام الدعم التنفيذي المخصصة حسب الحاجة تنسيق الاجتماعات - جدولة وتنسيق الاجتماعات الافتراضية - إعداد مواد الاجتماعات ووثائق الإحاطة - تدوين ملاحظات الاجتماع وتوزيع بنود العمل - تتبع المتابعات وضمان المساءلة عن المهام الرئيسية المؤهلات المطلوبة - خبرة سنتين على الأقل كمساعد تنفيذي، مساعد إداري، مساعد افتراضي، منسق عمليات، أو دور مشابه - خبرة في دعم المديرين، المديرين التنفيذيين، أو فرق القيادة - مهارات تنظيمية وإدارة وقت قوية - مهارات اتصال كتابية وشفوية ممتازة - القدرة على العمل بشكل مستقل في بيئة عن بعد - مستوى عالٍ من الاحترافية والموثوقية والاهتمام بالتفاصيل المؤهلات المفضلة - خبرة في دعم المديرين التنفيذيين في الشركات الناشئة، الوكالات، الخدمات المهنية، أو المنظمات عن بعد - خبرة في إدارة تقويمات متعددة وأولويات متنافسة - خبرة في تنسيق الاجتماعات عبر المناطق الزمنية الدولية - الإلمام بالعمليات التنفيذية وتنسيق المشاريع المهارات التقنية - مجموعة برامج Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) - Google Workspace (Gmail, Calendar, Docs, Sheets, Drive) - أدوات التعاون وإدارة المشاريع: - Slack - Notion - Asana - Trello - منصات مماثلة - مؤتمرات الفيديو: - Zoom - Microsoft Teams - Google Meet ماذا يعني النجاح - تبقى جداول المديرين التنفيذيين منظمة ومحسّنة - يتم تنسيق الاجتماعات والاتصالات والمشاريع بكفاءة - تسير العمليات الإدارية بسلاسة بأقل قدر من الإشراف - تتلقى القيادة دعمًا استباقيًا ومتابعة في الوقت المناسب - تبقى الأولويات منظمة ويتم الالتزام بالمواعيد النهائية باستمرار المرشح المثالي - منظم للغاية ودقيق - موثوق ومسؤول - متواصل قوي - حل المشكلات واسع الحيلة - محفز ذاتيًا واستباقي - مرتاح في إدارة أولويات متعددة - يتعامل مع المعلومات السرية باحترافية

ما ستقوم به

• • تقديم دعم إداري رفيع المستوى للقيادة التنفيذية، مع التركيز على إدارة التقويم المعقدة والتواصل عبر مناطق زمنية متعددة. تنسيق لوجستيات السفر، والاجتماعات الافتراضية، والمهام التشغيلية لضمان سير العمليات التجارية اليومية بسلاسة.

المتطلبات

يتطلب سنتين على الأقل من الخبرة كمساعد تنفيذي أو افتراضي يدعم فرق القيادة. يجب أن يكون بارعًا في Google Workspace وMicrosoft Office وأدوات إدارة المشاريع المختلفة مع إظهار مهارات تنظيمية قوية.