مساعد افتراضي (دعم تنفيذي / إدارة علاقات العملاء / عمليات)

الوصف

مساعد افتراضي (دعم تنفيذي / إدارة علاقات العملاء / عمليات) – عن بُعد نوع الوظيفة: دوام كامل، عن بُعد ساعات العمل: ساعات العمل التجارية الأمريكية (مرنة بناءً على احتياجات العميل) عن الدور نحن نوظف مساعدًا افتراضيًا (VA) لدعم العمليات اليومية والاتصالات والتنفيذ عبر وظائف الأعمال المتعددة. هذا ليس دورًا إداريًا سلبيًا. ستعمل كشريك تنفيذي موثوق به، مما يضمن إكمال المهام في الوقت المحدد، وبقاء الاتصالات منظمة، وعدم إغفال أي شيء. إذا كنت منظمًا للغاية، واستباقيًا، ومرتاحًا للتعامل مع مسؤوليات متعددة — فهذا الدور يناسبك تمامًا. ما ستتولاه إدارة التقويم، البريد الوارد والإدارة (الأساسية) - إدارة التقويمات، جدولة الاجتماعات، والتنسيق عبر المناطق الزمنية - تنظيم صناديق البريد الوارد، الرد على رسائل البريد الإلكتروني، وتحديد الأولويات - صياغة اتصالات احترافية (رسائل بريد إلكتروني، مذكرات، مستندات) - إعداد ملاحظات الاجتماعات وتتبع المتابعات إدارة البيانات والأنظمة - الاحتفاظ بالسجلات في: - جداول بيانات Google - Microsoft Excel - أنظمة إدارة علاقات العملاء مثل HubSpot / Salesforce - الحفاظ على دقة البيانات وتحديثها وهيكلتها بشكل جيد - تنظيم الملفات عبر: - Google Drive - Dropbox - Microsoft SharePoint البحث وتنفيذ المهام - إجراء بحث حول: - المنافسين - البائعين - رؤى السوق - تجميع النتائج في ملخصات أو عروض تقديمية منظمة - دعم الطلبات المخصصة والمشاريع الصغيرة دعم العملاء والبائعين والاتصالات - الرد على استفسارات العملاء أو توجيهها بشكل مناسب - المتابعة مع البائعين وتتبع العناصر المعلقة - ضمان اتصال واضح وفي الوقت المناسب بين أصحاب المصلحة دعم العمليات والمشاريع - المساعدة في: - الفواتير وتتبع النفقات - مسك الدفاتر الخفيف (إذا لزم الأمر) - الاحتفاظ بمتتبعات المشاريع في: - Asana - Trello - Notion - Monday.com - الحفاظ على سير العمل منظمًا ومحدثًا ما يجعلك مناسبًا بقوة - أنت منظم للغاية وتهتم بالتفاصيل - أنت تأخذ المبادرة دون أن يُطلب منك ذلك - أنت تتواصل بوضوح واحترافية - يمكنك إدارة مهام متعددة دون أن تفقد التركيز - أنت موثوق وتتابع باستمرار الخبرة والمهارات المطلوبة - 1-2 سنوات من الخبرة في المساعدة الافتراضية أو الإدارة أو دعم العمليات - إتقان قوي لـ: - Microsoft Office / Google Workspace - مهارات ممتازة في التواصل الكتابي والشفوي - قدرة قوية على إدارة الوقت والتنظيم - إنترنت موثوق به والقدرة على العمل بشكل مستقل ميزات إضافية (المرشحون الأفضل) - خبرة في أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRMs): - HubSpot / Salesforce / Zoho - الإلمام بـ: - QuickBooks - Xero - خبرة في دعم: - المؤسسين - الشركات الناشئة - الفرق البعيدة - التعامل مع عدة عملاء أو مديرين تنفيذيين في وقت واحد كيف يبدو يوم عمل نموذجي - إدارة التقويم والبريد الوارد، وتحديد أولويات المهام العاجلة - تحديث سجلات إدارة علاقات العملاء وتنظيم المستندات - إعداد التقارير أو المستندات أو العروض التقديمية - إجراء بحث للمشاريع الجارية - المتابعة مع البائعين وأصحاب المصلحة - مراجعة المهام وإعداد أولويات اليوم التالي باختصار: أنت تضمن سير العمليات بسلاسة وعدم إغفال أي شيء. المقاييس الرئيسية (مؤشرات الأداء الرئيسية) - إنجاز المهام بدقة وفي الوقت المحدد - عدم تفويت أي اجتماعات أو أخطاء في الجدولة - أوقات استجابة سريعة واحترافية للاتصالات - سجلات منظمة ومحدثة - ردود فعل إيجابية من العملاء وأصحاب المصلحة لماذا يبرز هذا الدور - ملكية واستقلالية عالية - التعرض لوظائف الأعمال المتعددة - فرصة للنمو إلى: - مدير عمليات - مساعد تنفيذي - منسق مشاريع تقدم الآن إذا كنت: - منظمًا للغاية - تتحمل مسؤولية المهام - تتواصل بوضوح وموثوقية فهذا الدور يناسبك بقوة.

ما ستقوم به

• • - تقديم الدعم التنفيذي من خلال إدارة التقويمات وصناديق البريد الوارد والاتصالات المهنية. الإشراف على العمليات اليومية بما في ذلك صيانة إدارة علاقات العملاء (CRM) وتنظيم البيانات وتتبع المشاريع عبر منصات مختلفة.

المتطلبات

يتطلب 1-2 سنوات من الخبرة في المساعدة الافتراضية أو دعم العمليات مع إتقان Google Workspace و Microsoft Office. يجب أن يكون المرشحون منظمين للغاية، واستباقيين، وقادرين على العمل بشكل مستقل خلال ساعات العمل التجارية الأمريكية.

الأسئلة الشائعة