وظائف بلس — منسق إداري لمكتب إدارة المشاريع (PMO) - مكتب إكسبو الإمارات
وظيفة منشورة على وظائف بلس، مع تفاصيل المتطلبات والمزايا ورابط التقديم المباشر.
منسق إداري لمكتب إدارة المشاريع (PMO) - مكتب إكسبو الإمارات
تتقدّم باسم
زيارة موقع الشركةالإعلان الأصلي للوظيفة
PMO Administrative Coordinator - UAE Expo Office YOSH
مقارنة الرواتب
AED 10k – AED 18kثقة متوسطة · AED 10,000/شهرياً – AED 18,000/شهرياً
الرواتب المعروضة تقديرية ومبنية على بيانات السوق المتاحة، وقد لا تعكس الراتب الفعلي للوظيفة.
الوصف
ملخص الوظيفة سيقدم دور منسق إدارة المشاريع (PMO) الدعم التشغيلي والإداري والتنسيقي اليومي لمكتب إدارة المشاريع (PMO) التابع لمكتب إكسبو الإمارات، ويدعم بشكل أساسي مشاركة الإمارات العربية المتحدة في المعارض الدولية القادمة، بما في ذلك: 1. إكسبو 2027 يوكوهاما 2. إكسبو 2027 بلغراد 3. إكسبو 2030 الرياض سيدعم الدور مكتب إدارة المشاريع في الحفاظ على الحوكمة الفعالة والتنسيق والإبلاغ عبر برامج إكسبو، بما في ذلك العمليات والبرمجة والاتصالات والاستراتيجية والسرد. سيدعم الدور بشكل أساسي مكتب إدارة المشاريع في المجالات الرئيسية التالية: - تنسيق المشتريات - جدولة وإدارة الاجتماعات وورش العمل - ترتيبات وحجوزات السفر - إدارة المستندات والتحكم فيها - دعم المعالجة المالية - دعم مكتب إدارة المشاريع في إعداد التقارير ولوحات المعلومات والعروض التقديمية - الدعم الإداري والتنسيقي اليومي سيلعب هذا المنصب دورًا رئيسيًا في ضمان التنسيق الداخلي السلس عبر مكتب إكسبو الإمارات وأصحاب المصلحة والشركاء الخارجيين. على سبيل المثال، التنسيق بين الفرق الداخلية لمكتب إكسبو الإمارات (مكتب إدارة المشاريع، العمليات، الاتصالات، الفعاليات والبرمجة)، ومصممي البضائع، وموردي البضائع، وشركاء التجزئة التشغيليين الخارجيين، وشركاء السفر/الخدمات اللوجستية (للشحن). نظرًا للطبيعة سريعة الوتيرة لبرنامج إكسبو والجداول الزمنية المضغوطة للتسليم، يتطلب الدور مستويات عالية من الاستجابة والتنظيم والمرونة. المسؤوليات الرئيسية الدعم الإداري والتنسيقي - تقديم الدعم الإداري اليومي لمكتب إدارة المشاريع ومكتب إكسبو الإمارات. - تنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية، بما في ذلك الجدولة والخدمات اللوجستية والمتابعة. - حضور الاجتماعات عند الحاجة، وتدوين الملاحظات المنظمة، وتعميم محاضر الاجتماعات وبنود العمل. - دعم مكتب إدارة المشاريع في الحفاظ على الوثائق والسجلات المنظمة. تنسيق المشتريات والمناقصات - دعم مكتب إدارة المشاريع ورؤساء الأقسام الآخرين في تنسيق وإدارة حزم المشتريات وعمليات المناقصات. - المساعدة في إصدار: اتفاقيات عدم الإفصاح (NDA)، طلبات تقديم العروض (RFP)، استبيانات التأهيل المسبق (PQQ)، ووثائق توضيح العطاءات الأخرى. - تنسيق الاتصالات مع مقدمي العروض والشركاء وأصحاب المصلحة خلال عمليات الشراء. - تتبع جداول المشتريات، والمواعيد النهائية للتقديم، وجداول التقييم. - دعم تنظيم وتنسيق اجتماعات تقييم المناقصات. - الاحتفاظ بسجلات المشتريات والسجلات وسجلات التقديم. تنسيق وتتبع المشاريع - دعم مكتب إدارة المشاريع في الحفاظ على إجراءات تتبع المهام وسجلاتها ومتابعتها. - المساعدة في تنسيق المدخلات والوثائق المطلوبة من الفرق الداخلية والمستشارين الخارجيين. - دعم التنسيق بين الفرق الداخلية وأصحاب المصلحة الخارجيين لضمان التوافق والتسليم في الوقت المناسب للمخرجات. - الدعم في جمع المعلومات والبيانات اللازمة لمكتب إدارة المشاريع لإعداد: تقارير المشاريع، وأجهزة التتبع، والعروض التقديمية حسب الحاجة. تنسيق السفر والخدمات اللوجستية - تنسيق ترتيبات السفر لموظفي مكتب إكسبو وأصحاب المصلحة في المشروع عند الحاجة. ويشمل ذلك البحث عن خيارات السفر والإقامة المناسبة، وحجز التذاكر والإقامة والانتقالات للفريق حسب الحاجة. التنسيق مع شركاء السفر. - دعم تنظيم ورش العمل واجتماعات التنسيق من خلال تخطيط جميع المهام اللوجستية والإدارية المطلوبة. دعم الإدارة المالية - دعم معالجة فواتير المستشارين، بعد موافقة مكتب إدارة المشاريع والعمليات المعمول بها. - المساعدة في إدخال الفواتير في الأنظمة الداخلية ذات الصلة. - تتبع تقدم الدفع والمتابعة مع فرق المالية والشركاء حسب الحاجة. التحكم في المستندات والاتصالات - دعم صيانة وتنظيم السجلات لوثائق المشروع الرئيسية والمراسلات ومواد المشتريات. تنظيم وتحديث وصيانة مجلدات SharePoint/OneDrive وفقًا للسياسات المعتمدة والوثائق المطلوبة. - دعم إعداد وتعميم وثائق المشروع والاتصالات الداخلية. دعم ضمان إنشاء وصيانة أنظمة مشاركة المعلومات والملفات المناسبة. - ضمان توافق ممارسات التحكم في المستندات مع معايير مكتب إدارة المشاريع ومتطلبات الحوكمة. بيئة العمل يعمل مكتب إكسبو في بيئة سريعة الوتيرة وديناميكية مع جداول زمنية مضغوطة والعديد من أصحاب المصلحة الدوليين. يتطلب الدور نهج عمل استباقي ومرن، مع القدرة على الاستجابة بسرعة لمتطلبات المشروع المتطورة. قد تكون هناك حاجة إلى توفر عرضي خارج ساعات العمل القياسية لدعم المواعيد النهائية للمشتريات والتنسيق الدولي والمعالم الرئيسية للمشروع. القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية بحذر. قد يتطلب السفر الدولي العرضي.
ما ستقوم به
- • تقديم الدعم التشغيلي والإداري لمكتب إدارة المشاريع (PMO) التابع لمكتب إكسبو الإمارات لضمان تسليم مشاركات إكسبو الدولية. تشمل المهام الرئيسية تنسيق المشتريات، والخدمات اللوجستية للسفر، والتحكم في المستندات، ودعم المعالجة المالية.
المتطلبات
يتطلب درجة علمية في مجال ذي صلة وخبرة مهنية لا تقل عن 3 سنوات في الأدوار الإدارية أو دعم المشاريع. إتقان Microsoft Office ضروري، وشهادة PMP أو الخبرة في البيئات الحكومية مرغوبة.
نسبة التوافق13%
نصائح المقابلة
استعد لمناقشة خبرتك في التنسيق الإداري ودعم المشاريع، مع التركيز على الأمثلة التي تظهر مهاراتك التنظيمية واهتمامك بالتفاصيل.
سلط الضوء على قدرتك على العمل في بيئة سريعة الوتيرة والتعامل مع أصحاب المصلحة المتعددين، مع إعطاء أمثلة محددة من تجاربك السابقة.
أظهر مهاراتك في التواصل الكتابي والشفوي، خاصة إذا كنت تتحدث العربية، وكيف يمكنك المساهمة في التنسيق السلس بين الفرق المختلفة.
اقتراح آلي للمسار الوظيفي، وليس توصية رسمية من صاحب العمل.
المسار الوظيفي
منسق مشروع أول
منسق إداري لمكتب إدارة المشاريع (PMO) - مكتب إكسبو الإمارات
مدير مكتب إدارة المشاريع (PMO)
أخصائي مشتريات
الأسئلة الشائعة
ما هو الدور الرئيسي لمنسق إدارة المشاريع (PMO)؟
الدور الرئيسي هو تقديم الدعم التشغيلي والإداري والتنسيقي اليومي لمكتب إدارة المشاريع (PMO) التابع لمكتب إكسبو الإمارات، ودعم مشاركة الإمارات العربية المتحدة في المعارض الدولية القادمة.
ما هي المعارض الدولية التي سيدعمها هذا الدور؟
سيدعم هذا الدور مشاركة الإمارات العربية المتحدة في إكسبو 2027 يوكوهاما، وإكسبو 2027 بلغراد، وإكسبو 2030 الرياض.
ما هي المهارات الأساسية المطلوبة لهذا المنصب؟
المهارات الأساسية المطلوبة تشمل مهارات تنظيمية وتنسيقية قوية، اهتمام ممتاز بالتفاصيل، مهارات تواصل كتابي وشفوي قوية (تحدث العربية مفضل)، القدرة على إدارة مهام وأولويات متعددة، أسلوب عمل استباقي وسريع الاستجابة، والقدرة على العمل بفعالية في بيئة مشروع سريعة الوتيرة.
ما هي المؤهلات والخبرة المطلوبة؟
يتطلب درجة علمية في مجال ذي صلة، وخبرة مهنية لا تقل عن 3 سنوات في الأدوار الإدارية أو التنسيقية أو دعم المشاريع. إتقان Microsoft Office ضروري، وشهادات في مجال إدارة المشاريع مثل PMP مرغوبة، بالإضافة إلى الخبرة في دعم عمليات المشتريات أو المناقصات أو فرق المشاريع، والخبرة في العمل ضمن مشاريع كبيرة أو فعاليات أو بيئات حكومية.
هل يتطلب هذا الدور السفر؟
قد يتطلب السفر الدولي العرضي.
العمل في أبو ظبي
تُعد أبوظبي، عاصمة دولة الإمارات العربية المتحدة، مركزًا اقتصاديًا حيويًا يجذب المواهب من جميع أنحاء العالم. تتميز المدينة بسوق عمل مزدهر مدعوم بقطاعات رئيسية تشمل الطاقة، التمويل، التكنولوجيا، الرعاية الصحية، والسياحة. تعكس ثقافة العمل في أبوظبي مزيجًا من الاحترافية الحديثة والقيم التقليدية، مع التركيز على الابتكار والتعاون. يوفر نمط الحياة في أبوظبي توازنًا فريدًا بين الفرص المهنية المثيرة والمرافق الترفيهية الفاخرة، مما يجعلها وجهة جذابة للمهنيين الطموحين. تشتهر المدينة ببيئة عمل ديناميكية تتسم بالتنوع الثقافي، حيث تتعايش الكفاءات المحلية والدولية في تناغم لتعزيز النمو الاقتصادي والتطور المستمر.
موقع تجميع وظائف من جهات خارجية. الحقول المنظَّمة (المهام، المتطلبات، المزايا، التعليم، الراتب، الأسئلة) مُستنبَطة آلياً من الإعلان الأصلي وقد تكون غير دقيقة. يُرجى التحقّق عبر الموقع الرسمي لصاحب العمل قبل التقديم.